LANGKAH MENYUSUN ANALISA JABATAN – JOB ANALYSIS

LANGKAH MENYUSUN ANALISA JABATAN – JOB ANALYSIS

Analisa Jabatan ( Job Analysis ) merupakan sebuah proses yang sistematis dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari  pekerjaan tertentu. kegiatan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) dapat berguna untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Analisa Jabatan ( Job Analysis ) secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.  Contoh hasil informasi yang didapat dari kegiatan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) antara lain uraian jabatan, syarat jabatan,  berat  ringannya  pekerjaan,  besar  kecilnya  risiko  pekerjaan,  sulit  tidaknya pekerjaan,  besar  kecilnya  tanggung  jawab,  banyak  sedikitnya  pengalaman,  tinggi rendahnya tingkat pendidikan, dll.

 Persiapan apa yang bisa dilakukan sebelum melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ?

Sebelum melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ), perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai. Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari inventarisasi jabatan dapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah proses analisis jabatan selesai dilakukan.

Apa fungsi Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ?

Fungsi Job Analysis diantaranya adalah :

•    Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi.

•    Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu.

•     Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang.

•     Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan.

•    Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial.

•    Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik.

•    Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya.

•    Membantu revisi struktur organisasi.

•    Memperbaiki alur kerja.

•     Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi.

•    Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

 Bagaimana cara melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ? 

 Cara / LANGKAH-LANGKAH dalam melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis )

1.      Menentukan pengunaan Informasi Hasil Analisa Jabatan ( Job Analysis ).  Analisator harus mengetahui secara jelas kegunaan dari hasil Analisa Jabatan ( Job Analysis ). Informasi dari Analisa Jabatan ( Job Analysis ) yang dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan uaraian jabatan (job Description)m spesifikasi jabatan (job Specification) dan evaluasi jabatan (job Evaluation).

2.      Mengumpulkan Informasi Tentang Latar Belakang.  Analisator perlu mengumpulkan dan mengkwalifikasikan data, meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian kerja.

3.      Menyeleksi jabatan Yang Akan Dianalisis.  Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis

4.      Mengumpulkan Informasi Tentang Analisis Pekerjaan.  Analisator menganalisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.

5.      Meninjau Informasi dengan Pihak-Pihak yang Berkepentingan. Analisator menyediakan informasi tentang hakikat dan fingsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pengawai yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dan atasan langsung dari pegawai tersebut.

6.      Menyusun Uraian Jabatan (Job Description), Spesifikasi Jabatan (Job Specification) dan Evaluasi Jabatan (Job Evaluation).  Analisator menyusun uaraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.

7.      Meramalkan Perkembangan Perusahaan. Analisator meramalkan perlu tidaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat.

Metode seperti apa yang di gunakan dalam melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ?

METODE Analisa Jabatan ( Job Analysis )

1. Informasi Jabatan Yang Dibutuhkan.

Analisa Jabatan ( Job Analysis ) sebagai suatu proses yang sistematik dapat menentukan tugas, ketrampilan dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam sebuah perusahaan. Dalam melaksanakan analisis jabatan diperlukan informasi yang terkait dengan jabatan yang akan dianalisa, yaitu :

1.      Nama Jabatan;

2.      Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi;

3.      Tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemangku jabatan;

4.      Fungsi dari pekerjaan yang dilaksanakan;

5.      Perangkat kerja yang digunakan seperti alat kerja, mesin, dan alat keselamatan kerja;

6.      Obyek kerja/bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan;

7.      Kondisi lingkungan kerja dan resiko kerja;

8.      Besarnya upah dan lamanya jam kerja;

9.      Pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;

10. Ketrampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;

11. Persyaratan fisik jika diperlukan dalam persyaratan tertentu, misalnyaoperator alat berat dipersyaratkan tinggi badan, atau petugas inspeksi garmen dipersyaratkan tidak buta warna;

12. Pertanyaan lain yang relevan dengan jabatan yang dianalisis.

2.  Metode Pengumpulan Data Jabatan.

Informasi jabatan yang diuraikan diatas dapat diperoleh dari beberapa sumber, yaitu dari :

          Pekerjaan itu sendiri;

1.      Catatan hasil kerja;

2.      Pegawai yang bersangkutan;

3.      Pengalaman atasan pengawai yang bersangkutan;

4.      Pengalaman Pegawai lain yang pernah menjabat pekerjaan tersebut;

5.      Tenaga Ahli.

Pengumpulan informasi dan data jabatan dari sumber-sumber tersebut dapat menggunakan beberapa metode dibawah ini secara terpisah atau bersamaan, yaitu :

1.      Kuesioner/daftar pertanyaan, dengan cara menyebarkan kuesioner kepada para pemegang jabatan yang ada di setiap lini kerja;

2.      Wawancara, dengan berdiskusi langsung dengan pejabat yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan tersebut atau atasan langsung dari pejabat yang bersangkutan;

3.      Konseling dengan tenaga ahli untuk menggali pengalaman tenaga ahli atas jabatan yang sedang dianalisa.

4.      Pengalaman/observasi, dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari catatan hasil kerja dari pejabat yang bersangkutan.

3.   Inventarisasi Jabatan dan Struktur Jabatan.

Sebelum pelaksanaan Analisa Jabatan ( Job Analysis ), perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai. Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari inventarisasi jabatandapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah proses Analisa Jabatan ( Job Analysis ) selesai dilakukan.

semoga bermanfaat !!

Kepemimpinan Dalam Masa Perubahan

Kepemimpinan Dalam Masa Perubahan

Leadership dalam bisnis

—Local Oriented ke Global Orinted

—Think Globally, Act Locally

—Suistainable Competitive Advantage

—Leadership in A Rapidly Changing World : Kemampuan untuk merealisasikan potensi yang ada pada “pengikutnya” dan mengarahkan keterampilan, pengetahuan dan kemampuan dari kelompoknya untuk menghasilkan “sesuatu” yang pasti

KEPEMIMPINAN :

  PROSES MENDORONG ORANG DAN MEMBANTU ORANG LAIN UNTUK BEKERJA DENGAN ANTUSIAS MENCAPAI TUJUAN.

KETRAMPILAN YANG DIMILIKI PEMIMPIN

* Ketrampilan teknis (technical skill)

* Ketrampilan manusia (human skill)

* Ketrampilan konsep (conceptual skill)

Karakteristik CEO yang Berhasil

—Visioner

—Percaya diri yang kuat dan mempercayai orang lain

—Mengkomunikasikan ekspektasi kinerja dan standar yang tinggi

—Menjadi teladan bagi visi, nilai-nilai dan standar perusahaan

—Menunjukkan pengorbanan diri, kemauan kuat, keberanian dan konsistensi

 

Karakteristik Kepemimpinan

—Kepemimpinan Transaksional

—Kepemimpinan Transformasional

—Kepemimpinan Visioner

—Contoh kepemimpinan transformasional :

  Jack Welch-General Electric; Lou Gertsner-IBM, Robby Johan-Bank Mandiri, Abdulgani Saidan-Garuda Indonesia, Syamsul Kadir-Pegadaian dll

 

                   Kepemimpinan Transaksional

—Kepemimpinan yang menekankan pada tugas yang diemban bawahan.

—Lebih difokuskan pada peranannya sebagai manajer karena ia sangat terlibat dalam aspek-aspek prosedural manajerial yang metodologis dan fisik.

—Tidak mengembangkan pola hubungan laissez fair atau membiarkan personel menentukan sendiri pekerjaannya karena dikhawatirkan dengan keadaan personel yang perlu pembinaan, pola ini dapat menyebabkan mereka menjadi pemalas dan tidak jelas apa yang dikerjakannya.

—Dalam kontrak kerja disepakati bersama reward dan punishment

 

Kepemimpinan Transformasional

—Didasarkan pada kebutuhan akan penghargaan diri, tetapi menumbuhkan kesadaran pada pemimpin untuk berbuat yang terbaik sesuai dengan kajian perkembangan  manajemen dan kepemimpinan yang memandang manusia, kinerja, dan pertumbuhan sebagai sisi yang saling berpengaruh.

—Burn (1978) menyatakan bahwa pada kepemimpinan ini, “para pemimpin dan pengikut saling menaikkan diri ke tingkat moralitas dan motivasi yang lebih tinggi.

 

Konsep Kepemimpinan Visioner

 

          —Harus memahami konsep visi

—Harus memahami karakteristik dan unsur visi

—Harus memahami tujuan visi.

—Visi adalah suatu gambaran mengenai masa depan yang kita inginkan bersama.

—Visi adalah daya pandang jauh ke depan, mendalam dan luas yang merupakan daya pikir abstrak yang memiliki kekuatan amat dahsyat dan dapat menerobos segala batas-batas fisik, waktu, dan tempat (Gaffar, 1995:22)

—Visi adalah pandangan yang merupakan kristalisasi dari intisari kemampuan (competency), kebolehan (ability), dan kebiasaan (self efficacy) dalam melihat, menganalisis dan menafsirkan.

 

—

Karakter dan ciri-ciri visi

—Memperjelas arah dan tujuan

—Mudah dimengerti dan diartikulasikan

—Mencerminkan cita-cita tinggi dan menetapkan standard of excellence.

—Menumbuhkan inspirasi, semangat, kegairahan, dan komitmen

—Menciptakan makna bagi anggota organisasi

—Merefleksikan keunikan atau keistimewaan organisasi

—Menyiratkan nilai-nilai yang junjung tinggi oleh organisasi

—Kontekstual

  

Unsur-unsur visi

—Basic value (nilai-nilai dasar atau falsafah yang dianut)

—Mission (operasional dari visi yang merupakan pemikiran seseorang tentang organisasinya, meliputi pertanyaan; mau menjadi apa organisasi ini dikemudian hari dan akan berperan sebagai apa?

—Objective (tujuan-tujuan yang merupakan arah ke mana organisasi di bawa yang meliputi pertanyaan, mau menghasilkan apa, untuk siapa, dan dengan mutu yang bagaimana?

  

Tujuan visi

—Memperjelas arah umum perubahan kebijakan organisasi

—Memotivasi karyawan untuk bertindak dengan arah yang benar

—Membantu proses mengoordinasi tindakan-tindakan tertentu dari orang yang berbeda-beda.

—Menyelesaikan masalah-masalah yang dihdapi organisasi melalui pendekatan yang mendasar

—Memberikan jaminan bagi kelangsungan hidup dan perkembangan organisasi

  

Tahapan Penciptaan Visi

—Trend watching, adalah kemampuan tingkat tinggi dalam penciptaan visi, yaitu kemungkinan-kemungkinan yang terjadi di masa yang akan datang melalui kepiwaiannya dalam bidang yang digeluti serta kepekaan terhadap signal-signal alam dan perubahannya.

—Envisioning, adalah kemampuan pimpinan untuk merumuskan visi berdasarkan hasil pengamatan trend perubahan yang akan terjadi dimasa yang akan datang.

  

Transformasi Visi

—Merupakan kemampuan membangun kepercayaan melalui komunikasi yang intensif dan efektif sebagai upaya shared vision pada stakeholders sehingga diperoleh sense of belonging dan sense of ownership.

—Visi mesti ditransformasikan dengan melakukan upaya berbagi visi dan diharapkan terjadi difusi visi dan menimbulkan komitmen seluruh personal.

Dalam proses tranformasi ini kadang visi suatu organisasi gagal karena antara lain: kerancuan visi dan misi, visi tersebut tidak didambakan, tidak mencerminkan penderitaan dan harapan, tidak diyakini dapat dicapai, tidak fleksibel, dan tidak didukung oleh strategi organisasi

Implementasi visi

—Merupakan kemampuan pemimpin dalam menjabarkan dan menerjemahkan visi dalam tindakan.

—Visi merupakan peluru bagi kepemimpinan visioner.

—Visi berperan dalam menentukan masa depan organisasi apabila diimplementasikan secara konprehensif.