LANGKAH MENYUSUN ANALISA JABATAN – JOB ANALYSIS

LANGKAH MENYUSUN ANALISA JABATAN – JOB ANALYSIS

Analisa Jabatan ( Job Analysis ) merupakan sebuah proses yang sistematis dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari  pekerjaan tertentu. kegiatan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) dapat berguna untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Analisa Jabatan ( Job Analysis ) secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.  Contoh hasil informasi yang didapat dari kegiatan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) antara lain uraian jabatan, syarat jabatan,  berat  ringannya  pekerjaan,  besar  kecilnya  risiko  pekerjaan,  sulit  tidaknya pekerjaan,  besar  kecilnya  tanggung  jawab,  banyak  sedikitnya  pengalaman,  tinggi rendahnya tingkat pendidikan, dll.

 Persiapan apa yang bisa dilakukan sebelum melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ?

Sebelum melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ), perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai. Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari inventarisasi jabatan dapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah proses analisis jabatan selesai dilakukan.

Apa fungsi Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ?

Fungsi Job Analysis diantaranya adalah :

•    Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi.

•    Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu.

•     Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang.

•     Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan.

•    Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial.

•    Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik.

•    Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya.

•    Membantu revisi struktur organisasi.

•    Memperbaiki alur kerja.

•     Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi.

•    Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

 Bagaimana cara melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ? 

 Cara / LANGKAH-LANGKAH dalam melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis )

1.      Menentukan pengunaan Informasi Hasil Analisa Jabatan ( Job Analysis ).  Analisator harus mengetahui secara jelas kegunaan dari hasil Analisa Jabatan ( Job Analysis ). Informasi dari Analisa Jabatan ( Job Analysis ) yang dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan uaraian jabatan (job Description)m spesifikasi jabatan (job Specification) dan evaluasi jabatan (job Evaluation).

2.      Mengumpulkan Informasi Tentang Latar Belakang.  Analisator perlu mengumpulkan dan mengkwalifikasikan data, meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian kerja.

3.      Menyeleksi jabatan Yang Akan Dianalisis.  Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis

4.      Mengumpulkan Informasi Tentang Analisis Pekerjaan.  Analisator menganalisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.

5.      Meninjau Informasi dengan Pihak-Pihak yang Berkepentingan. Analisator menyediakan informasi tentang hakikat dan fingsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pengawai yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dan atasan langsung dari pegawai tersebut.

6.      Menyusun Uraian Jabatan (Job Description), Spesifikasi Jabatan (Job Specification) dan Evaluasi Jabatan (Job Evaluation).  Analisator menyusun uaraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.

7.      Meramalkan Perkembangan Perusahaan. Analisator meramalkan perlu tidaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat.

Metode seperti apa yang di gunakan dalam melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) ?

METODE Analisa Jabatan ( Job Analysis )

1. Informasi Jabatan Yang Dibutuhkan.

Analisa Jabatan ( Job Analysis ) sebagai suatu proses yang sistematik dapat menentukan tugas, ketrampilan dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam sebuah perusahaan. Dalam melaksanakan analisis jabatan diperlukan informasi yang terkait dengan jabatan yang akan dianalisa, yaitu :

1.      Nama Jabatan;

2.      Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi;

3.      Tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemangku jabatan;

4.      Fungsi dari pekerjaan yang dilaksanakan;

5.      Perangkat kerja yang digunakan seperti alat kerja, mesin, dan alat keselamatan kerja;

6.      Obyek kerja/bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan;

7.      Kondisi lingkungan kerja dan resiko kerja;

8.      Besarnya upah dan lamanya jam kerja;

9.      Pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;

10. Ketrampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;

11. Persyaratan fisik jika diperlukan dalam persyaratan tertentu, misalnyaoperator alat berat dipersyaratkan tinggi badan, atau petugas inspeksi garmen dipersyaratkan tidak buta warna;

12. Pertanyaan lain yang relevan dengan jabatan yang dianalisis.

2.  Metode Pengumpulan Data Jabatan.

Informasi jabatan yang diuraikan diatas dapat diperoleh dari beberapa sumber, yaitu dari :

          Pekerjaan itu sendiri;

1.      Catatan hasil kerja;

2.      Pegawai yang bersangkutan;

3.      Pengalaman atasan pengawai yang bersangkutan;

4.      Pengalaman Pegawai lain yang pernah menjabat pekerjaan tersebut;

5.      Tenaga Ahli.

Pengumpulan informasi dan data jabatan dari sumber-sumber tersebut dapat menggunakan beberapa metode dibawah ini secara terpisah atau bersamaan, yaitu :

1.      Kuesioner/daftar pertanyaan, dengan cara menyebarkan kuesioner kepada para pemegang jabatan yang ada di setiap lini kerja;

2.      Wawancara, dengan berdiskusi langsung dengan pejabat yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan tersebut atau atasan langsung dari pejabat yang bersangkutan;

3.      Konseling dengan tenaga ahli untuk menggali pengalaman tenaga ahli atas jabatan yang sedang dianalisa.

4.      Pengalaman/observasi, dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari catatan hasil kerja dari pejabat yang bersangkutan.

3.   Inventarisasi Jabatan dan Struktur Jabatan.

Sebelum pelaksanaan Analisa Jabatan ( Job Analysis ), perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai. Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari inventarisasi jabatandapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah proses Analisa Jabatan ( Job Analysis ) selesai dilakukan.

semoga bermanfaat !!