LANGKAH MENYUSUN ANALISA
JABATAN – JOB ANALYSIS
Analisa Jabatan ( Job Analysis ) merupakan sebuah proses
yang sistematis dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung
jawab dari pekerjaan tertentu. kegiatan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) dapat
berguna untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan
karyawan. Analisa Jabatan ( Job Analysis ) secara sistematik
meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan
pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan
penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi
kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh hasil informasi yang didapat
dari kegiatan Analisa Jabatan ( Job Analysis ) antara
lain uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya
pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan,
sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung
jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya
tingkat pendidikan, dll.
Sebelum melakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis ),
perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan
yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi
perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut.
Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan
pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan
kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai.
Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari
inventarisasi jabatan dapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang
nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah
proses analisis jabatan selesai dilakukan.
Fungsi
Job Analysis diantaranya adalah :
•
Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi.
•
Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu.
•
Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang.
•
Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan.
•
Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial.
•
Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik.
•
Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya.
•
Membantu revisi struktur organisasi.
•
Memperbaiki alur kerja.
•
Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi.
•
Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.
1.
Menentukan pengunaan Informasi Hasil Analisa Jabatan ( Job Analysis ). Analisator harus mengetahui
secara jelas kegunaan dari hasil Analisa Jabatan ( Job Analysis ). Informasi dari Analisa Jabatan ( Job Analysis ) yang
dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan uaraian jabatan
(job Description)m spesifikasi jabatan (job Specification) dan evaluasi jabatan
(job Evaluation).
2.
Mengumpulkan Informasi Tentang Latar Belakang.
Analisator perlu mengumpulkan dan mengkwalifikasikan data, meninjau latar
belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian kerja.
3.
Menyeleksi jabatan Yang Akan Dianalisis.
Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan
tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan
dianalisis
4.
Mengumpulkan Informasi Tentang Analisis
Pekerjaan. Analisator menganalisis pekerjaan secara actual
dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi
kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.
5.
Meninjau Informasi dengan Pihak-Pihak yang
Berkepentingan. Analisator menyediakan informasi tentang
hakikat dan fingsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pengawai yang
akan melaksanakan pekerjaan tersebut dan atasan langsung dari pegawai tersebut.
6.
Menyusun Uraian Jabatan (Job Description),
Spesifikasi Jabatan (Job Specification) dan Evaluasi Jabatan (Job Evaluation).
Analisator menyusun uaraian jabatan, spesifikasi jabatan
dan evaluasi jabatan.
7.
Meramalkan Perkembangan Perusahaan. Analisator
meramalkan perlu tidaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan/perluasan
pekerjaan dari uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat.
1. Informasi
Jabatan Yang Dibutuhkan.
Analisa Jabatan ( Job Analysis ) sebagai suatu proses
yang sistematik dapat menentukan tugas, ketrampilan dan pengetahuan sistematik
yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam sebuah perusahaan.
Dalam melaksanakan analisis jabatan diperlukan informasi yang terkait dengan
jabatan yang akan dianalisa, yaitu :
1.
Nama Jabatan;
2.
Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi;
3.
Tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
dibebankan kepada pemangku jabatan;
4.
Fungsi dari pekerjaan yang dilaksanakan;
5.
Perangkat kerja yang digunakan seperti alat
kerja, mesin, dan alat keselamatan kerja;
6.
Obyek kerja/bahan yang digunakan dalam
melaksanakan pekerjaan;
7.
Kondisi lingkungan kerja dan resiko kerja;
8.
Besarnya upah dan lamanya jam kerja;
9.
Pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang
diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;
10. Ketrampilan,
sikap dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan;
11. Persyaratan
fisik jika diperlukan dalam persyaratan tertentu, misalnyaoperator alat berat
dipersyaratkan tinggi badan, atau petugas inspeksi garmen dipersyaratkan tidak
buta warna;
12. Pertanyaan
lain yang relevan dengan jabatan yang dianalisis.
2.
Metode Pengumpulan Data Jabatan.
Informasi jabatan yang diuraikan diatas dapat
diperoleh dari beberapa sumber, yaitu dari :
Pekerjaan itu sendiri;
1.
Catatan hasil kerja;
2.
Pegawai yang bersangkutan;
3.
Pengalaman atasan pengawai yang bersangkutan;
4.
Pengalaman Pegawai lain yang pernah menjabat
pekerjaan tersebut;
5.
Tenaga Ahli.
Pengumpulan informasi dan data jabatan dari
sumber-sumber tersebut dapat menggunakan beberapa metode dibawah ini secara
terpisah atau bersamaan, yaitu :
1.
Kuesioner/daftar pertanyaan, dengan cara menyebarkan
kuesioner kepada para pemegang jabatan yang ada di setiap lini kerja;
2.
Wawancara, dengan berdiskusi langsung dengan
pejabat yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan tersebut
atau atasan langsung dari pejabat yang bersangkutan;
3.
Konseling dengan tenaga ahli untuk menggali
pengalaman tenaga ahli atas jabatan yang sedang dianalisa.
4.
Pengalaman/observasi, dengan melakukan
pengamatan langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari catatan
hasil kerja dari pejabat yang bersangkutan.
3. Inventarisasi
Jabatan dan Struktur Jabatan.
Sebelum pelaksanaan Analisa Jabatan ( Job Analysis ),
perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan
yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi
perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut.
Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan
pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan
kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai.
Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari
inventarisasi jabatandapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang
nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah
proses Analisa Jabatan ( Job Analysis ) selesai
dilakukan.
semoga bermanfaat !!
